Managementul documentelor și arhivarea în instituțiile publice

Modulul 1: Cadrul normativ și organizarea registraturii

• Legislația de bază: Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 republicată și normele metodologice actualizate.
• Circuitul documentelor: Reguli privind primirea, înregistrarea, repartizarea și circulația internă a documentelor în instituțiile publice.
• Instrumente oficiale de evidență: Rolul Registrului General de Intrare-Ieșire (clasic sau electronic) și al Registrelor de evidență a documentelor intrate/ieșite.
• Aplicație practică : Simularea fluxului complet al unei adrese oficiale, de la înregistrare până la repartizarea către compartimentul de specialitate.

Modulul 2: Nomenclatorul arhivistic unic – Structură și aplicare hibridă

• Conceptul de Nomenclator Integrat: Gruparea unitară a documentelor indiferent de mediul de stocare (fizic sau electronic) conform structurii organizatorice.
• Procedura de avizare: Pașii legali pentru aprobarea nomenclatorului unic de către Direcțiile Județene ale Arhivelor Naționale.
• Termene de păstrare și medii de stocare: Maparea indicatorilor din nomenclator în sistemele informatice ale instituției (ex: păstrarea fișierelor .xml pentru RO e-Factura [arhilego.ro]).
• Aplicație practică : Extinderea unui nomenclator clasic prin adăugarea coloanelor specifice pentru forma de constituire (fizic, electronic sau hibrid) și asocierea claselor de metadate.

Modulul 3: Constituirea și ordonarea dosarelor în faza de arhivă curentă

• Gruparea pe unități arhivistice: Constituirea corectă a dosarelor pe baza Nomenclatorului Arhivistic (maximum 250-300 file/dosar).
• Elemente de identificare: Completarea copertei (fond, serviciu, birou, indicativ nomenclator, an, date extreme, număr file, termen de păstrare).
• Numerotarea și certificarea filelor: Reguli de certificare a numărului de pagini prin semnătură și ștampilă la finalul fiecărui dosar.
• Procedura de transfer intern: Utilizarea Registrelor de predare-primire a dosarelor între compartimentele generatoare și arhiva curentă a instituției [arhivelenationale.ro].
• Aplicație practică : Exercițiu practic de ordonare, numerotare, certificare și completare a registrului de transfer pentru un pachet de dosare finalizate.

Modulul 4: Inventarierea și depunerea documentelor în arhiva generală

• Întocmirea inventarelor: Formatele standardizate stabilite prin Instrucțiunile Arhivelor Naționale  (Anexa 2).
• Separarea inventarelor: Structurarea inventarelor pe termene de păstrare (permanente, temporare).
• Predarea către depozit: Procedura legală de transmitere a dosarelor fizice și a indexurilor digitale de la compartimente către responsabilul cu arhiva generală.
• Aplicație practică : Realizarea unui inventar în format digital conform cerințelor oficiale ale Arhivelor Naționale.

Modulul 5: Selecționarea documentelor cu termene de păstrare expirate

• Comisia de selecționare: Constituirea, rolul și responsabilitățile comisiei interne din cadrul instituției publice.
• Procedura de selecționare: Întocmirea procesului-verbal de selecționare și a inventarelor documentelor propuse pentru eliminare (valabil atât pentru hârtie, cât și pentru fișierele din servere).
• Avizarea eliminării: Transmiterea documentației către Arhivele Naționale și interdicția distrugerii/ștergerii documentelor fără aprobarea scrisă a acestora (risc de contravenții).
• Aplicație practică : Simulare cap-coadă a unei ședințe a Comisiei de Selecționare și completarea documentelor justificative.

Modulul 6: Managementul documentelor electronice și depozitul de arhivă electronică

• Cadrul legal actualizat: Analiza legislației privind arhivarea documentelor în formă electronică  în administrația publică.
• Sistemul electronic de arhivare: Definirea termenilor tehnici legali: „arhivă electronică”, „depozit de arhivă electronică” și „document electronic nativ”.
• Metadate și conservare: Aplicarea automată a indicativului din nomenclator direct în sistemul de management al documentelor (DMS). Formate standard pe termen lung (PDF/A, XML).
• Semnătura electronică calificată: Validarea integrității, non-repudierea și sigiliul electronic al instituției pe documentele arhivate digital.
• Aplicație practică : Exercițiu de configurare a regulilor de clasare electronică într-o platformă demonstrativă DMS, utilizând structura nomenclatorului unic.

Modulul 7: Conservarea fizică a depozitului și controlul instituțional

• Condiții tehnice de depozitare: Reguli de microclimat (temperatură, umiditate, iluminat), dotări anti-incendiu și securitate fizică conform normativelor
• Răspunderea juridică: Controalele efectuate de inspectorii Arhivelor Naționale, tipuri de contravenții, amenzi și măsuri de remediere.
• Relația cu cetățenii: Proceduri privind eliberarea de copii, certificate sau extrase de pe documentele deținute (ex: documentele de personal/state de salarii).

Concluzii si propuneri de imbunatatire a activitatii

• Servicii hoteliere  ** 6190 lei  all inclusive pachet 7 nopți, gratuitate însoțitor4390 lei all inclusive  pachet 5 nopți, gratuitate însoțitor